אנשים מתרגלים לשלוח דוא ל במהירות. במהלך הערב תוכלו להחליף תריסר הודעות ויותר, והתכתבויות עם חברים וקרובי משפחה דומים לעתים קרובות לדיאלוג בעל פה. עם זאת, בעת חיבור מכתבים עסקיים עליכם לפעול על פי כללי הנימוס, והם זהים בערך לדואר אלקטרוני ודואר רגיל.
זה הכרחי
- - מחשב עם חיבור לאינטרנט;
- - ספר טלפונים.
הוראות
שלב 1
ציין את מטרת המסר שלך. אין צורך לרשום אותו, אך עליכם להבין בבירור האם ברצונכם להשיג חוזה חדש, להשיג לקוחות חדשים, להעסיק עובד חדש, להגיש תביעה או פשוט לברך שותפים לחג.
שלב 2
תחשוב על מי בדיוק צריך לקבל את המכתב שלך. צורתו תלויה במידה רבה בכך. אולי אתה בכלל לא צריך לכתוב שום דבר, אבל זה יהיה מספיק להתקשר טלפונית, לדון במצב בפורום מיוחד או לפתור את הבעיה באופן אישי.
שלב 3
בחר את סוג האות. עבור הצרכן זו יכולה להיות הצעה של מוצר או שירות, מידע אחר בעל אופי פרסומי. אתה יכול לערוך סקר. בנקים מרבים להזכיר ללקוחות חובות או תנאי הלוואות חדשים. אתה יכול לשלוח מידע על משרות פנויות והודעת עבודה לאדם שתרצה לראות בצוות שלך. חלק מההודעות חייבות להתקבל בכתב על ידי עובדי המשרד. מדובר במידע משמעתי ואזהרת הפחתה. שותפים מקבלים בדרך כלל הצעות חדשות, תלונות והתנצלויות.
שלב 4
מכתב עסקי חייב להכיל פרטים מסוימים, ולכן עדיף לפתח טפסים מייד. ניתן לשלוח את הטופס המלא בדואר אלקטרוני כקובץ מצורף או להדפיס ולשלוח בדואר רגיל בדואר רגיל או מוסמך. בראש צריך להיות שם החברה שלך, או אפילו יותר טוב - הלוגו. מעט למטה מופיע התאריך והמספר, ובמידת הצורך קישורים למשאבי הרשת (למשל, אם תנאי החוזה או תיעוד המכרז מפורסמים באתר הרשמי). עדיף לשמור את הטור לנושא המכתב. תעשה את זה מודגש. זה יאפשר לנמען שלך לנווט במהירות במסמכים הנשלחים אליו לחתימה מדי יום.
שלב 5
ציין את שם המשפחה, השם הפרטי, הפטרונימי והמיקום של האדם שאליו מיועדת האות. לחברות רבות יש אתרים משלהם או לפחות דפי בית באינטרנט. כנראה יש שם אנשי קשר. ניתן להתקשר למזכירה ולברר מי מהעובדים מעורב בנושא מסוים. לחברה עשויים להיות שמות ואפילו עובדים שיש להם שם משפחה וראשי תיבות.
שלב 6
התחל את המכתב שלך עם כתובת אישית לפי שם ופטרונימיקה. ראוי להוסיף לה את המילה "מכובדת", גם אם אתה כותב מכתב לדין משמעתי. בחלק המקדים, הזכר לפנייתו של איש הקשר הקודם, גם אם היה מזמן. יתכן שעובד זה מתמודד עם בעיות רבות. יש צורך לתת לו את ההזדמנות להתמצא, ובאותה עת להראות שאתה מעריך את זמנו. זה יכול להיות קישור לחוזה שנחתם בתאריך מסוים, או הודעה שקורות החיים שפורסמו באתר נבדקו על ידי ההנהלה. אם אתה כותב תגובה, אנא ציין את הפעולה שהמשיב נקט כמפעיל.
