כדי לתקשר עם אנשים אחרים וגופים משפטיים, הארגון זקוק לתיבת דואר אלקטרונית, ולעתים גם רגילה. ניתן להגדיר את הראשון בשרת משלך או של צד שלישי, והשני בסניף הדואר המקומי שלך.
הוראות
שלב 1
אם לארגון יש שם דומיין משלו, אתה יכול לקבל תיבת דואר עליו על ידי הפעלת תוכנית ה- sendmail או תוכנית דומה בשרת. שרת הדואר עצמו יכול להיות ממוקם גם בשטח הארגון וגם בחדר השרתים של ספק האירוח. ניתן להפעיל את התוכנית גם באותו השרת המשמש להבאת האתר הרשמי לציבור. העיקר הוא שיוצר עבורו רשומת DNS. הורה למנהל המערכת של הארגון ליצור חשבונות בשרת זה עבור אנשים שונים בארגון. ציין את כתובות הדואר האלקטרוני שהתקבלו באתר הרשמי. אפשרות זו יכולה להיחשב ליוקרתית ביותר (כתובות ימוקמו באותו תחום בדרגה שנייה כמו האתר), אולם כדי להבטיח הגנה מהימנה על תיבות דואר מפני דואר זבל ווירוסים, מנהל המערכת יצטרך לעשות מאמצים רבים.
שלב 2
אפשרות מעט פחות יוקרתית ליצירת תיבת דואר אלקטרוני היא להשתמש בשירותים המתאימים של ספק המספק לארגון גישה לאינטרנט (אל תבלבלו עם ספק אירוח). אז הכתובות ימוקמו באותו דומיין ברמה שנייה כמו אתר הספק. שימו לב שהחסרון העיקרי בשיטה זו של קבלת תיבות דואר הוא הנפח הקטן שלהם. בהיעדר ניקוי מתוזמן, הם מציפים במהירות, ואם הם נכללים ברשימות הזבל, קשה לשנות את כתובותיהם לאחרים.
שלב 3
הדרך הפחות יוקרתית, אך גם הנוחה ביותר להשיג תיבות דואר אלקטרוני עבור ארגון היא שימוש בשרתי דואר ציבוריים. השירותים שלהם ניתנים ללא עלות והם מספקים הגנה איכותית למדי מפני דואר זבל, ולעיתים מפני וירוסים. הנפח של תיבה שניתן ליצור בשרת כזה יכול להיות כמה ג'יגה. וחלק מהשרתים האלה (כמו Gmail) נחשבים ליוקרתיים פחות מאחרים.
שלב 4
לא משנה באיזה שרת תיבת הדואר שלך נמצא, חשוב לשמור על אבטחתו. הגדר סיסמה חזקה והזן רצף תווים אקראי כתשובה לשאלת האבטחה שלך. שנה את הסיסמה שלך מעת לעת.
שלב 5
כדי להיות מסוגל לקבל התכתבויות נייר, פנה לסניף הדואר הקרוב לארגון על מנת ליצור תיבת דואר. לאחר שקיבלתם קבוצה של מסמכים, כולל טופס חוזה, מלאו את כל המסמכים הדרושים. ציין באתר את המיקוד ואת מספר תיבת הדואר. זכרו לשלם על כך בזמן.
