עובדי משרד לעיתים קרובות צריכים לשלוח מכתבים בפקס. המקרים יכולים להיות שונים לחלוטין, אבל מה לעשות אם אתה נתקל בבעיה כזו בפעם הראשונה ואין לך שום מושג איך לשלוח מכתב לפקס.
הוראות
שלב 1
חבר את המכתב שלך ב- MS Word באמצעות התבנית שבה תוכל להשתמש ב- MS Publisher כדי להוסיף לוגו חברה. השתמש ב- MS EXEL אם אתה צריך לחבר ולשלוח גיליונות אלקטרוניים בפקס. אם תשלח תמונות, עליהן להיות הסיומת.jpgG.
שלב 2
שים לב שגודל המכתב הסטנדרטי שניתן לשלוח בפקס הוא דף A4. הגופן הנדרש לכתיבה הוא בגודל 10 נקודות לפחות. מסיבה זו, עדיף לשמור את כל מחשבותיך על גיליון אחד, כך שלא תצטרך לשלוח מידע על פני מספר עמודים.
שלב 3
ציין את כל המידע בצורה ברורה ותמציתית. במכתב שתשלחו לפקס, כתוב רק מה יהיה שימושי ומעניין עבור הנמען שלך. אם למשל נשלחה אליך בקשה ספציפית, ענה עליה בדיוק, מבלי לסטות מהנושא וכו '.
שלב 4
אל תכניס תמונות או ציורים קטנים לאותיות, הם עלולים לטשטש, וכתוצאה מכך, הנמען יקבל חוות דעת שלילית בלבד אודותיך או חברתך. הקפד לכלול את כתובתך, מספר הטלפון / פקס שלך או פרטי קשר אחרים בסוף ההודעה.
שלב 5
הדפיסו את המכתב שלכם. בדוק את המסמך לאיכות ההדפסה, הוא צריך להיות טוב, כל האותיות צריכות להיות ברורות ולא מטושטשות, כך שהנמען יכול להבחין בטקסט. אם אתה מוצא חסרונות, תקן אותם והדפס את המכתב שוב.
שלב 6
פתח את מגש הזנת המסמכים בפקס. בדרך כלל הוא ממוקם בחלק האחורי של המכונה. הכנס את המכתב שלך עם הפנים כלפי מטה. אם יש לך מספר גיליונות, בדוק אם מכשיר הפקס שלך תומך בשליחה בכמויות גדולות, אם לא, יהיה עליך להכניס כל גיליון בנפרד.
שלב 7
המתן לצפצוף, המכונה צריכה להרים את הנייר. חייג את מספר הפקס של הנמען שלך. המתן לתגובה בקצה השני של החוט.
שלב 8
הציגו את עצמכם וציינו כי תרצו לשלוח את הפקס. לחץ על כפתור "התחל" יחד עם הנמען (בדרך כלל הם אומרים: "התחל"). הפקס ישלח אם כל השלבים הושלמו. אל תחליף את הצינור עד שהנייר עבר דרך המכונה.
שלב 9
לחץ על הלחצן "צור קשר" וציין אם מכתבך נשלח לנמען (האם הפקס עבר). אם איכות התצוגה גרועה, נסה שוב את כל השלבים.
