האינטרנט מתפשט יותר ויותר בכל התחומים, כולל בזרימת המסמכים. לעתים קרובות קל ומהיר יותר לשלוח מסמך בדוא ל מאשר בשיטות אחרות. כיצד לשלוח את הדוח במייל בצורה נכונה?
נחוץ
- - סורק;
- - מחשב;
- - גישה לאינטרנט.
הוראות
שלב 1
בדוק עם הנמען אם הוא יכול לקבל את המסמך הנדרש בדואר אלקטרוני. לכל ארגון יש תקנות וכללים משלו למקרה זה. לדוגמא, סוכנויות ממשלתיות כמו קרן הפנסיה של הפדרציה הרוסית ושירות המס הפדרלי דורשות כי דוחות של ארגונים ילוו בחתימה אלקטרונית. לשם כך יהיה עליכם להוריד תוכנית מיוחדת למחשב החברה ולהשתמש בה לרישום קוד דיגיטלי ייחודי שישמש כחתימת האחראי על המסמכים האלקטרוניים.
שלב 2
אם ברצונך לשלוח דוח שהוגש בעבר בצורה נייר, סרוק אותו. אם זה לא בונה את הנמען, יהיה עליכם ליצור מסמך אלקטרוני בתבנית טקסט או טבלה, תלוי במידע שתרצו לכלול בדוח.
שלב 3
צרף את הדוח לגוף המכתב. שימו לב כי בשל הסיכון להתקף וירוס, אנשים רבים לא יפתחו קבצים שנשלחו אליהם בדואר. לכן עליכם לתאר את מהות שליחתכם בגוף המכתב כך שהנמען יהיה בטוח שהוא באמת אתם, ולא האקר של מערכת המחשוב.
שלב 4
לחלק ממערכות הדיווח, כמו גוגל אנליטיקס, יש מערכת הגשת טקסט משלהם. לאחר שסיימתם לעבוד עם הדוח, לחצו על כפתור "אימייל" הממוקם בראש המסך. לאחר מכן בחר בקטגוריית "שלח" מהתפריט שמופיע. קבע את פורמט הקובץ שברצונך לשלוח. לאחר מכן כלול את כתובת הנמען, שורת הנושא והטקסט הנלווה לדוח. לאחר מכן לחץ שוב על כפתור "הגש".
