האדם המודרני נאלץ לקבל אימייל. בלעדיה אי אפשר להירשם לפרויקטים שונים באינטרנט, ליצור חשבונות ברשתות החברתיות ולנהל חיי עסקים מן המניין. כאשר יש זרימת מידע גדולה, חייבים להיות כללים לשמירה על הסדר.
האם ניסית פעם לספור כמה מיילים מגיעים לתיבת הדואר הנכנס שלך מדי יום? לפעמים מספרם הוא יותר ממאה, וזה לא הגבול. ברור לגמרי מדוע קשה למצוא אותיות חשובות באמת בזרימת מידע כזו. איך תוכלו לעשות סדר בדברים שלכם ולהימנע מחזרה על הכאוס הזה בעתיד?
שורש הבעיה
דוא ל הוא ערוץ תקשורת קלאסי שדרכו ממשיכים להחליף מידע בסביבה מקצועית. אנו מקבלים הודעות, תיעוד פרויקטים, חשבוניות לתשלום, אנשי קשר של שותפים עסקיים עתידיים וכו 'לדואר האלקטרוני שלנו. תוהו ובוהו בדואר אלקטרוני יוצר בלגן בראש: אינך יכול לאסוף את מחשבותיך, זוכר נתונים חשובים, קל לשכוח משהו, קשה למצוא משהו …
מכאן חוסר הזמן ועצבנות פשוטה. אז למה לא לסדר את הדוא ל שלך פעם אחת ואז פשוט לשמור עליו כל הזמן?! תאמין לי, זה תענוג לעבוד עם דואר כזה!
לעשות סדר בדברים
הרגלו למיין התכתבות נכנסת לקטגוריות: עבודה, אישית, בידור, מעניין וכו '. אתה יכול אפילו להתחיל למיין אותיות לפי שם משפחה אם אתה באמת צריך. הקפד להשתמש בתוויות הסטנדרטיות של השירות שלך: סמן אותיות כחשובות, שים אותן בכוכביות ושלטים בולטים אחרים. אל תשאיר מיילים מיותרים בספרייה הכללית - סמן אותם מיד כ"ספאם ". זה גם לא כואב לבטל את הרישום לדיוור מיותר.
למדו לעבוד עם קבוצות אותיות. רק הדגיש מספר מסוים של מכתבים שהתקבלו עם מאפיינים דומים ושלח אותם לספריה נפרדת, מחק אותם או סמן אותם. זה עוזר לפתור ביעילות את בעיית הבלבול בזרימה גדולה של מיילים נכנסים.
כשתקבל הודעות דוא ל חשובות, אך לא תוכל להגיב באופן מיידי, סמן אותן בתווית הסטנדרטית העשירה ביותר: בפעם הבאה שתתחיל בדואר, תבחין בהן תחילה ותענה עליהן. אם לא תעשה זאת מיד, מכתבים חשובים ילכו לאיבוד בין היתר, ותאכזב את האדם או שלא יהיה לך זמן לעשות משהו חשוב.
יש מכתבים שכלל לא הגיוני לאחסן. אם אתה יודע בוודאות שהמכתב שהתקבל הוא בבירור דואר זבל, מחק אותו מיד, מבלי לפתוח אותו אפילו. אחרת, תיתקלו בזה בכל פעם, ותבזבזו זמן בקריאת הכותרת מחדש. בהיקף של אות אחת תבזבז כמה שניות, אך כשיש הרבה כאלה, בזבוז הזמן מתגלה למוחשי למדי.
